Hoe voorkom je dat een planning uit de hand loopt?


Hoe voorkom je dat een planning uit de hand loopt?

Reclamestal

Hoe voorkom je dat een planning uit de hand loopt?

12/07/2019

Hoe voorkom je dat een planning uit de hand loopt?

Als je aan de slag gaat met een website, huisstijl, strategie of campagne is het belangrijk dat je een duidelijke planning hebt en je voorkomt dat je deze planning uit het oog verliest. Hoe een duidelijke planning maakt en je eraan houdt? Onze projectmanager Jurgen geeft tips!

Blijven communiceren

In welke branche je ook actief bent, een project kan altijd uitlopen. Als een project uitloopt kan dit tot vervelende situaties leiden. Een belangrijk middel tegen zo’n vervelende situatie is communicatie. Wanneer je samenwerkt met anderen (zowel binnen als buiten je organisatie) en werkzaamheden lopen uit, communiceer dit dan duidelijk. De andere persoon is dan op de hoogte en is er op voorbereid. Eigenlijk gaat het bij een planning vooral om verwachtingsmanagement. Wanneer kan iemand verwachten dat de werkzaamheden voltooid zijn?

Duidelijke deadlines

Iets dat fout kan gaan bij het plannen van een project is dat er geen duidelijke deadlines worden afgesproken. Het klinkt logisch, maar het kan zijn dat de verwachtingen niet duidelijk zijn uitgesproken. Met als gevolg dat de twee partijen een ander beeld hebben van wanneer iets afgerond zou moeten zijn.

Niet te strak plannen

Sommige mensen vinden deadlines maar lastige momenten. Wanneer je altijd tegen deadlines aan zit te hikken, kan het zijn dat je een te strakke planning hebt gecommuniceerd. Het kan misschien niet altijd, maar je kunt beter tijd over houden dan tekort komen. Denk dus bij het afspreken van de deadline goed na over hoeveel tijd je kwijt bent. Tel daar vervolgens een paar uur bij op, afhankelijk van de grootte van de opdracht. Zo heb je wat meer ademruimte naar de deadline.

Bespreek de contactpersonen

Om te voorkomen dat er misverstanden ontstaan kun je het beste afspreken wie met wie communiceert. Het kan zijn dat afspraken worden bijgesteld, maar dit niet met de juiste personen wordt gedaan. Zorg daarom dat wanneer een planning wordt veranderd, dit duidelijk gecommuniceerd wordt. Het zou vervelend zijn als afspraken door elkaar heen lopen en dat daarom deadlines worden gemist.

Gebruik software voor plannen

Wanneer je vaker met meer mensen aan projecten werkt is het handig om een projectmanagementtool te gebruiken. Bij de Reclamestal en de Signploeg maken we gebruik van James Pro. Het voordeel van dit pakket is dat het niet alleen werkt om taken te registreren, maar dat het alles-in-één is (plannen, briefen, calculeren, factureren). Je kunt James Pro ook koppelen aan bijvoorbeeld je boekhoudpakket of agenda. Is dat niet makkelijk?

contact